¿Qué es un sistema de facturación electrónica?

Poseer un sistema de facturación electrónica tiene múltiples ventajas, incluso en pequeñas y medianas empresas. Esta herramienta permite de forma precisa y sencilla la gestión del negocio, el manejo de cuentas y el control de las facturas, que son procedimientos básicos para su adecuado funcionamiento.

¿Qué ventajas se obtienen con estos sistemas?

Su adecuado uso ofrece lo siguiente:

1.- Se ahorra tiempo y recursos. Gastos y tiempo en envíos físicos se disminuyen al efectuarse mediante otras formas, como los correos electrónicos. Y también beneficia ahorrando desembolsos por concepto de papelería, impresiones, tintas, entre otros.

2.- Se cumple con las normativas y reglamentos internos y legales.

3.- Se controlan las compras y ventas de cualquier negocio sin importar el lugar.

4.- Genera informes de ventas y compras.

5.- Uso de documentos electrónicos e informes: boletas de facturas, notas de crédito, guías de despacho, todos en formato electrónico.

¿Qué otros beneficios ofrecen?

Mediante estas aplicaciones se puede personalizar los procesos empresariales:

• Suelen integrarse a los módulos contables.
• Acceso en línea a toda la información empresarial y dentro de una única interfaz.
• La personalización no solo se encuentra en función de lo facturado, sino también se puede agregar a otros módulos requeridos.
• Rapidez en su implementación. Muchos tienen fácil configuración, definiendo los parámetros e iniciando su funcionalidad.
• Aumento de nuevos usuarios según lo que se necesita en cada empresa, así mismo, simplifica la generación de nuevos soportes de documentación electrónica.

Seleccionar acertadamente un software

Existen puntos importantes a tener en cuenta en la selección de una herramienta como esta.

• Debe estar avalado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) del país.
• Validar la permisología que tenga como proveedores autorizados por el SAT o los registros reglamentarios que correspondan en cada país.
• Verificar con cuántos dispositivos es posible que posean la accesibilidad del software.
• Almacenamiento del sistema de facturación según las exigencias legales, por ejemplo, verificar que se puede mantener activo y en archivos históricos.

Finalmente, los beneficios ecológicos que conlleva sustituir facturas en papel por electrónica son evidentes, tanto para el medio ambiente como para el ahorro que estas pueden generar a la empresa  a lo largo del tiempo.